Politique de confidentialité et Politique des Cookies (fichiers témoins)

 

L’Autre Montréal est une personne morale à but non lucratif qui ne travaille pas avec des renseignements personnels, à l’exception de certains renseignements personnels des administrateurs et administratrices, membres et des personnes faisant partie de l’équipe de travail et parfois certains renseignements d’organismes ou de personnes ayant recours aux services de L’Autre Montréal.

La présente politique encadre la façon dont l’organisme collecte, utilise, communique, conserve et détruit les renseignements personnels qui lui sont transmis. La présente politique traite également de la façon dont L’Autre Montréal recueille les renseignements personnels par un moyen technologique (Politique des Cookies).

 

1. Champ d’application et définitions

La politique vise tous les renseignements personnels recueillis dans le cadre de la prestation de services de L’Autre Montréal ainsi que tous les renseignements personnels recueillis des administrateurs et administratrices, membres et des personnes faisant partie de l’équipe de travail (permanent.es., employé.es temporaires, contractuel.le.s, bénévoles et les stagiaires de l’organisme).

Dans cette politique, un renseignement personnel est défini comme une information qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier tels : l’ancien employeur, les informations bancaires, le numéro d’assurance sociale, l’adresse résidentielle, le numéro de téléphone personnel, la date de naissance, etc.

 

2. Collecte, utilisation et communication des renseignements personnels

Dans le cadre de ses services, L’Autre Montréal ne récolte que les renseignements personnels essentiels pour ses activités. Les informations sont utilisées pour des raisons de fonctionnalités. L’Autre Montréal ne recueille que les informations nécessaires à la prestation de services ou les informations nécessaires à l’embauche, à la rétribution, à la gestion de l’organisme et à la reddition de compte.

Dans sa collecte, son utilisation et la communication des renseignements personnels, L’Autre Montréal applique les principes suivants :

Consentement :

De façon générale, L’Autre Montréal collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée, parfois avec l’aide d’un proche ou d’un interprète au besoin. Cette collecte de données se fait avec la personne qui nécessite les services de l’organisme. Ces informations sont obtenues avec le consentement, soit écrit ou implicite, de la personne, sauf si une exception est prévue par la loi.

L’Autre Montréal doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. 

Collecte :

Tous les renseignements demandés aux personnes ayant besoin de nos services sont demandés car il y a une raison valable de le faire. L’Autre Montréal ne collecte pas des renseignements qui ne seraient pas nécessaires pour la prestation de service, à moins que ceux-ci servent à des fins statistiques, dans tel cas les personnes en sont informées.

Les informations collectées auprès d’un tiers, lorsqu’il s’agit des instances gouvernementales, se font toujours avec la signature d’une procuration signifiant le consentement. Le consentement verbal est utilisé lorsque L’Autre Montréal doit contacter un autre organisme ou une autre personne. La communication par L’Autre Montréal avec un tiers pour la collecte de données est toujours faite dans une nécessité pour la prestation de service.

Détention et utilisation :

L’Autre Montréal veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée. L’Autre Montréal n’utilise les renseignements personnels que pour les raisons stipulées lors de la signature de la procuration. Les renseignements personnels ne sont utilisés que pour la prestation de services demandée par la personne. Une nouvelle procuration devra être signée lorsqu’une nouvelle demande de prestation de services sera demandée ou si la prestation de service concerne une nouvelle période de prestation. Dès que l’organisme souhaite utiliser ces renseignements pour une autre raison, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée.

Lorsque L’Autre Montréal souhaite utiliser les renseignements personnels pour des fins statistiques, des analyses, des lettres ouvertes ou toute autre communication, les renseignements seront préalablement anonymisés.

L’accès aux renseignements personnels sont limités aux permanant.e.s, tous soumis au code d’éthique et à la présente politique.

Communication :

Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, L’Autre Montréal obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers, par une procuration écrite ou un consentement verbal.

 

3. Conservation et destruction des renseignements personnels

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, L’Autre Montréal ne conserve les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Tous les dossiers des employé.es permanente.es ou contractuel.les et les stagiaires sont gardés pendant 7 ans.

Tous les dossiers sont détruits et déchiquetés à la machine.

 

4. Politiques des Cookies (fichiers témoins) et cueillette de données

Notre site web ne collecte pas de données personnelles de navigation et n’installe pas de fichiers témoins (Cookies). Notre site est essentiellement informatif.

Cependant, le contenu du site web de L’Autre Montréal inclut des liens vers des sites internet externes opérés par des tiers (« Hyperliens »). En cliquant sur ces hyperliens, vous quitterez notre site web pour ceux de tiers, lesquels peuvent faire l'objet de politiques et de pratiques de protection de la confidentialité différentes. La présente Politique de Confidentialité n'est plus applicable lorsque vous quittez notre site web.

Par exemple, pour l’achat d’un billet pour un de nos circuits, vous serez dirigez vers le site de notre fournisseur de billetterie (https://lepointdevente.com/). Vous aurez alors à consentir à leurs propres politiques de Cookies et de confidentialité. Nous utilisons aussi à l’occasion Paypal. Veuillez lire la politique de confidentialité de PayPal pour plus de détails.

Notre site Web utilise également des plugins de YouTube, exploités par Google. L’exploitant des pages est YouTube LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA. Si vous visitez l’une de nos pages contenant un plugin YouTube, une connexion aux serveurs YouTube est établie. Le serveur YouTube est informé des pages que vous avez visitées. Si vous êtes connecté à votre compte YouTube, YouTube vous permet d’associer votre comportement de navigation directement à votre profil personnel. Vous pouvez éviter cela en vous déconnectant de votre compte YouTube. YouTube est utilisé pour rendre notre site Web attrayant. Cela constitue un intérêt justifié au sens de l’article 6 (1) f) DSGVO. Vous trouverez de plus amples informations sur le traitement des données des utilisateurs dans la déclaration de protection des données de YouTube sous https://www.google.de/intl/de/policies/privacy.

Sur tous ces sites vous aurez à consentir à leurs propres politiques.

 

Données recueillies de façon non automatique

Cependant, votre adresse courriel, ainsi que vos nom et prénom, sont collectés lorsque vous vous abonnez à notre infolettre de votre plein droit et volonté.

 

5. Responsabilités de L’Autre Montréal

De manière générale, l’organisme est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels de L’Autre Montréal est celle qui occupe le poste de Direction.

La personne responsable doit veiller à assurer le respect de la législation applicable, de la politique et de modifier les pratiques au besoin. Elle tient à jour le registre des incidents.  En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de la personne responsable, l’équipe de travail et le conseil d’administration désigneront une personne qui assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.

Bien que la responsabilité incombe à la direction, tous les permanent.es, les stagiaires, les employé.es contractuelles et les administrateurs ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.

 

6. Sécurité des données

L’Autre Montréal s’engage à mettre en place les mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels contenus dans ses dossiers.

 

7. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Pour retirer son consentement, demander accès ou demander une rectification, la personne concernée doit contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels par écrit ou par courriel aux coordonnées se trouvant dans la section suivante.

 

8. Processus de traitement des plaintes

Réception

Pour porter plainte concernant l’application de ladite politique, les personnes doivent porter plainte en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Les plaintes doivent être envoyés par écrit ou par courriel aux coordonnées se trouvant dans la section suivante.

Les informations suivantes sont requises dans la plainte :

• Nom
• Coordonnées (numéro de téléphone)
• Objet
• Motif de la plainte

Traitement

Les plaintes sont traitées de façon confidentielle dans un délai de 30 jours.

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

 

9. Approbation

La présente politique est approuvée par le conseil d’administration de L’Autre Montréal et la personne responsable de la protection des renseignements personnels de L’Autre Montréal, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes:

Caroline Masse

Directrice

310-3680 rue Jeanne-Mance

Montréal, Québec H2X 2K5

514 521-7802

carolinemasse@autremontreal.com

 

10. Publication et modifications

Tel que prescrit par la loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé, aussi appelé Loi 25 la présente politique est publiée sur le site internet de L’Autre Montréal. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.

 

11. Incident de confidentialité et/ou de sécurité

Un incident de confidentialité se produit lors d’un accès, une utilisation ou une communication d’un renseignement personnel non autorisé par la loi; de la perte d’un renseignement personnel ou de toute forme d’atteinte à la protection d’un renseignement personnel.

Un incident de sécurité se produit lorsque les bureaux ou les systèmes informatiques sont pénétrés par des personnes non autorisées.

L’Autre Montréal s’engage à suivre les obligations suivantes en cas d’incident :

• Tenir un registre des incidents de confidentialité;
• Prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé;
• Aviser la personne concernée et la Commission d’accès à l’information dans le cas où l’incident présente un risque de préjudice sérieux.

 

12. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

L’Autre Montréal s’engage à faire une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée selon le guide fourni par la Commission d’accès è l’information du Québec dans les situations suivantes :

• Un projet ou une initiative impliquant des renseignements personnels
• Un projet risquant d’avoir une incidence sur le respect de la vie privée des personnes

 

Politique mise à jour en avril 2024